01 KISS에 충실하라

KISS : Keep It Short and Simple.

1. 짧고 명확한 표현을 사용하라

During the M&A with Scorpion Ltd., we unexpectedly learned about fraud at their company.

Please report your progress weekly.

2. 속어나 은어 사용을 피하라

I guess you know that Bill has been promoted to Vice President.

Could you send us some documents about this program?

I was wondering if you could send us some documents about this program?

3. 별 의미가 없는 There is/There are 로 시작되는 문장은 자제하라

We can always find other times to meet.

I need to tell you something.

I have something to tell you.

You will have a penalty if you miss the deadline.

A penalty will be charged if you miss the deadline.

4. 언급하는 대상을 명확히 하라

I'll send my secretary, Jessica Hwang, to pick you up at the airport.

We have to work on the FBR project this afternoon.

No one felt like eating the broccoli soup the restaurant served at lunch.

02 누구에게 쓰는 것인지 알고 쓰라

1. 모임 행사에 초대하는 격식 없는 글

Dear Robert,

Jerry and I are throwing a party on Friday, May 13, to celebrate the new product launch. After five months of hard work, we made it! We would love to see you there. Dinner will begin around 7 p.m. Come early and stay late!

2. 회사 모임에 초대하는 정중한 글

Dear Mr. Jordon,

Stuart Inc. is pleased to invite you and a guest to our product launching show on Friday, May 13, 7 p.m. at the Hilton Hotel, 330 Grandville Street. We have special reason to celebrate this event, as we have been preparing for this over the past five months. Please respond by May 6 whether you plan to attend.

We look forward to the pleasure of your company.

03 용건은 항상 먼저 말하라

1. 역피라미드 구조

글 읽는 사람의 관심을 첫 번째 문장이나 문단 안에 집중

핵심을 빠르게 알려야 하는 공지사항이나 중요한 소식/뉴스, 칭찬이나 불만사항에 관한 보고를 쓸 때 효율적인 구조

2. 다이아몬드 구조

글 읽는 사람이 중요한 내용을 접하기 전에 마음의 준비를 하게 해주는 구조

어려운 내용을 전달하거나 부탁, 또는 거절할 때 너무 단호하게 문단의 첫 문장부터 내용을 전달하기 어려운 상황에 활용

3. 문제 해결 구조

문제를 제시, 설명하고 토론으로 끝내는 형식

계약이나 협상, 상품배송 등에 관련된 문제사항에 관한 글을 쓸 때 효과적

4. 시간순 구조

업무나 프로젝트의 순서나 진행사항을 설명할 때

5. 질문-답 구조

어떤 사항을 단계적으로 설명할 때 효과적

04 감정을 배제하라

Thanks so much for treating us to dinner last night. Your pick of a Thai restaurant was perfect. I only wish we had had more time to talk. Thank you again for your thoughtfulness and generosity.

05 강조할 부분을 첫머리에 두라

Outsourced projects should be finished on time.

Deadlines are important for outsourced projects.

You can pay the manufacturer directly.

The contract has been broken for several reasons.

06 긍정적인 어조를 사용하라

I look forward to talking with you. I will call you on Friday.

I will call you on Friday unless we talk before then.

Call me if you have a moment, otherwise I will follow up on Friday.

If you have a chance to call me before Friday, great! Otherwise, I will call you then.

07 아이디어 맵을 활용해 주제에 집중하라

08 문장 기호를 활용하라

bullet point(·)와 colon(:) : 긴 내용을 문장이 아닌 구나 주어를 뺀 동사 등으로 목록화하여 나열할 때 '굵은 점'과 '콜론'을 함께 사용한다.

colon(:) : 단어와 직접적으로 연결된 내용을 목록으로 나열할 때 '콜론'을 활용한다.

① 목록을 나열할 때

② 소제목을 쓸 때

③ 인용구를 들여올 때

④ 내용을 간추릴 때

semicolon(;) : 접속어 없이 내용을 연결할 때 '세미콜론'을 사용한다.

① 두 문장이 관련 있을 때

② 접속사를 대신할 때

③ thus, therefore, moreover 등의 접속사를 써서 두 문장을 이을 때

밑줄, 볼드, 이탤릭체 : 단어, 내용을 강조할 때 밑줄을 치거나 굵은 글자나 이탤릭체로 나타낸다.

① 책, 영화 등의 제목을 언급할 때

② 외래어나 평소에 쓰지 않은 단어를 구분할 때

③ 특정 방법으로 쓰인 숫자나 알파벳을 강조할 때

Dash(-) : 문장 안에서 추가 정보를 소개할 때 혹은 강조할 때 '대시' 기호를 사용한다.

① 강조할 때

② 추가 정보를 소개할 때(단어나 구 단위)

③ 세미콜론과 비슷한 역할로 추가정보를 문장으로 제시할 때